Каким документом оформляется недостача или повреждение груза

Акт о наличии повреждения груза считается основным документом, который используется для надежной фиксации порчи ТМЦ (торгово-материальных ценностей), что стало следствием организации неправильной транспортировки. Аналогичная ситуация складывается в случае выявленной недостачи. Чтобы исключить риски допущения ошибок, целесообразно ознакомиться с имеющимися особенностями подробней.

Случаи использования акта

Во время рассмотрения вопроса, каким документом оформляется недостача или повреждение груза, составленный надлежащим образом акт является главным из них. Ключевая особенность заключается в широкой сфере использования. Документ является востребованным:

• в пределах одной организации, к примеру, во время организации продукции между структурными подразделениями;
• между многочисленными компаниями, к примеру, реализатором либо потребителем;
• при условии привлечения к транспортировке груза третьих лиц, например, специализированного перевозчика.

Поэтому соответствующие условия относительно особенностей транспортировки продукции в обязательном порядке должны быть обозначены в составленном надлежащем образе договоре либо прочих нормативно-правовых документах. Это позволяет существенно минимизировать все имеющиеся риски. При выявлении нарушений есть вероятность повреждения груза, что актуально в отношении особо хрупких предметов либо недостачи в частности.

Одновременно с этим требуется четко понимать, что факт порчи может быть установлен по причинам, которые не имеют прямого отношения к условиям транспортировки. К примеру, при возникновении многочисленных форс-мажорных обстоятельств либо ситуаций, когда повреждение либо недостача выявлена до момента начала погрузочных работ на производстве.

Справка: составление акта о повреждении груза официально подтверждает установленный факт.

Когда нужно составлять

Составление соответствующего акта осуществляет по результатам выполненной доставки груза непосредственно на заявленный склад или иное место. Все работы выполняются исключительно при личном присутствии уполномоченных лиц, которые несут прямую ответственность за организацию перевозки и дополнительно сформированной комиссии.

Во время приема-передачи в обязательном порядке фиксируется реальное состояние товара, заявленный суммарный объем. В документ заносится исчерпывающая информация о выявленных повреждениях или недостаче.

Кто занимается оформлением

Чтобы официально заверить имеющийся факт порчи либо недостачи, требуется в обязательном порядке сформировать соответствующую комиссию. Согласно установленным законодательным нормам, в нее входят сотрудники нескольких структурных подразделений, которые имеют надлежащий уровень подготовки и квалификацию. К примеру, инженеры, технологи, юристы и бухгалтеры.

Минимальное количество квалифицированных специалистов – 2. При этом обязательно должен быть председатель, который берет на себя полную ответственность за первичную проверку имеющегося груза на предмет целостности и соответствия, а также содержания в частности. Важно заранее ознакомиться с условиями перевозки грузов в соответствии с договором, который был заключен с транспортной компанией.

Дополнительное подтверждение

При наличии возможности настоятельно рекомендуется к сформированному надлежащему образу акту приложить дополнительные подтверждения факта порчи или недостачи груза. К таковым принято относить:

• многочисленные фотографии;
• видеоролики – тип съемки значения не имеет;
• письменные показания имеющихся свидетелей и прочее.

Полученная дополнительная исчерпывающая информация подлежит дублированию в соответствующем акте. В дальнейшем не составит труда определить основную причину происшествия, а также лиц, которые несут прямую ответственность.

Особенности составления акта

Согласно установленным нормам федерального законодательства, предусматривается возможность составления акта на фирменном бланке компании, обычном листе формата А4. При этом не имеет значения, рукописный или печатный вариант. Предусматривается возможность формирования на компьютере с последующей распечаткой.

К сведению: акт составляется надлежащим образом в нескольких экземплярах. Один из них остается у потребителя-заказчика, второй передается транспортной компании, которая несет ответственность за перевозку.

Проштамповать имеющиеся бланки в обязательном порядке требуется исключительно в случае, если это закреплено утвержденной внутренней учетной политикой компании, специалисты которой занимаются составлением документа. Кроме того, требуется указать максимально исчерпывающие данные относительно выявленных повреждений либо недостачи. Необходимо четко понимать, что рассматриваемый документ является главной доказательной базой во время дальнейшего решения вопросы между сторонами сделки.

В целом документ является простым и не предполагает сложных действий. Во многом это напрямую связано со структурой и содержанием в частности. В верхней части требуется в обязательном порядке указывать:

• присвоенный номер документа;
• конкретное место и дату составления документа. В частности требуется ввести населенный пункт, в котором официально зарегистрирована компания, выступающая в качестве заказчика.

На следующем этапе требуется в порядке очередности приступить к заполнению всех имеющихся свободных полей. К основным из них принято относить:

• исчерпывающую информацию относительно транспортной компании, грузополучателе и отправителе в частности;
• информация о разработанном маршруте следования;
• предполагаемое время проведения транспортного средства в пути, включая данные о продукции и фактическое местоположение;
• сведения о перевозимом грузе, в соответствии с имеющейся документацией;
• заявленная полная стоимость продукции.

Дополнительно требуется указывать:

• подробное описание груза, который прибыл в назначенное место. В частности указывается полное наименование, суммарный заявленный объем, прочие характеристики;
• имеющиеся факты выявленной недостачи либо порчи. К примеру, сорвана пломба либо иные обстоятельства;
• основные причины, которые могут стать следствием причины порчи либо недостачи груза;
• четко обоснованная сумма, которую планирует получить от виновников пострадавшая сторона.

Дополнительно необходимо обращать внимание на то, что если имеются дополнительные подтверждающие документы, об этом указывается при составлении акта. На завершающем этапе требуется проставить дату и подписи уполномоченных лиц. Документ обладает юридической силой, поэтому крайне важно исключить всевозможные ошибки.