Характеристика процесса приемки груза

Приемка продукции на складе после или до осуществления грузоперевозки — довольно долгий и многоэтапный технологический процесс. Если приемка груза осуществляется правильно, предприятие не столкнется с пересортом, недостачей товаров и другими типичными ошибками. Ответственные лица должны установить точное фактическое количество, качество и комплектность грузов, проверить сопроводительные документы, составить акт о приемке, подготовить склад к получению товаров. В статье мы подробно расскажем о процессе приемки груза.

План поставок

С поставщиками товаров общается отдел закупок. Его работники знают, какое время занимает доставка и обработка грузов, поэтому могут спланировать дату поступления новой продукции на склад. Это важно для создания равномерной нагрузки на персонал. В идеале процесс приемки груза на склад должен быть организован таким образом, чтобы не превышать 80% от предельной мощности.

Планировать поставки со 100% точностью невозможно, так как отклонение фактической даты получения товара от планируемой может быть связано с разными факторами. Тем не менее, планирование сделает работу склада равномерной и поможет эффективно задействовать его ресурсы.

На этапе создания плана поставок работники отдела закупок составляют таблицу со сведениями о цикле заказа и объеме поставок, датой размещения товаров и другой информацией. Это помогает распределить процесс приемки грузов по рабочим дням.

Подготовка склада

Не все склады готовятся к приемке грузов по количеству и качеству. Нередко список и объем продукции, предназначенной для ответственного хранения, становится известен только по приезду грузовой машины. Из-за этого на складах случаются авралы и заторы из автомобилей, которые ждут разгрузки. Подобные нестыковки приводят к складированию продукции в проездах и других непредназначенных для нее местах. Работа склада сбивается.

Избежать авралов помогает своевременное получение точных данных о ближайших и планируемых поставках:

• перечень грузов;
• количество, вес и объем;
• время прибытия машины;
• максимальная продолжительность хранения товара на складе;
• имя или название компании-поставщика;
• вид упаковки — например, коробки или паллеты;
• перечень сопроводительных документов;
• число пустующих мест на складе.

При правильной организации погрузочно-разгрузочных работ на складе эти сведения автоматически экспортируются в специальную форму документа. Когда у работников склада есть вся необходимая информация, они успевают подготовить зону приемки, выделить достаточное количество грузчиков, оптимально расположить упаковки с продукцией на стеллажах.

Процедуры по приемке грузов и товаров в складском учете

В общем случае процесс выглядит так:

• Автомобиль с продукцией въезжает на территорию складского комплекса.
• Сотрудники проверяют, приехали ли товаросопроводительные документы.
• Выбираются подходящие ворота разгрузки.
• Машина подъезжает к рампе для разгрузки.
• Персонал осматривает автомобиль снаружи на предмет неисправностей.
• Открывается кузов машины, подъезжает подъемник.
• Сотрудники осматривают каждый груз, при необходимости перекладывают из кузова в подходящую тару.
• Персонал принимает товары по количеству грузовых мест, опираясь на сведения из сопроводительных документов.
• Происходит сверка сертификатов и других документов. Если товаров не хватает или они испорчены, составляется акт с указанием дефектов.
• Оформленные документы передаются поставщику и подтверждают получение продукции в базе данных.
• Товары переправляют в зону приемки и укладывают на хранение.

Нормативно-правовые акты с правилами приемки груза на складе

В советское время процесс приемки регламентировали Инструкции Государственного арбитража СССР № 6 и № 7. Этими документами пользовались еще в 60-х годах. Несмотря на появление электронных баз данных и всевозможного электронного оборудования для работы с товарами, многие российские компании продолжают действовать согласно этим двум Инструкциям. То есть, если поставщик и получатель продукции не прописали в договоре иные правила работы, по умолчанию они пользуются инструкциями №6 и №7 либо опираются на личные договоренности.

Проверка сопроводительных бумаг

В характеристику процесса приемки груза входит проверка наличия сопроводительных документов. Вместе с товарами обязательно должны приехать на склад:

• товарно-транспортная накладная;
• счета-фактуры;
• техпаспорта грузов;
• сертификаты соответствия государственным стандартам;
• гигиенические сертификаты.

Также персонал склада проверяет в договоре поставки, правильно ли указаны отправитель и получатель, соответствует ли фактическое количество товаров запланированному, в какой упаковке приехали грузы. Если какая-то бумага не приехала вместе с продукцией, процесс приемки продолжается. Работники склада просто перечисляют в акте отсутствующие документы.

Определение сохранности грузов

Перед разгрузкой автомобиля кладовщики осматривают пломбу, проверяют оттиски, ищут на автомобиле внешние дефекты. Если они находят нарушения — например, поврежденные пломбы — то оформляют акт об осмотре машины или перечисляют дефекты в товарно-транспортной накладной. На некоторых складах определение сохранности автомобиля и грузов снимают на фото и видео, чтобы ускорить согласование результатов приемки с поставщиком или логистическим оператором.

Разгрузка машин

Обычно грузы приезжают на склад в коробках и ящиках, реже — на паллетах. Чтобы упростить работу фронтальному погрузчику, работники перекладывают коробки с продукцией на поддоны так, чтобы эффективно распределить свободное место на складе.

Предварительная приемка

Пока грузчики извлекают продукцию из кузова, кладовщики считают грузовые места и проверяют целостность упаковки. Если они находят некондиционную продукцию, то вносят в акт приемки уникальные номера сопроводительных документов на товары. После приемки некондиционного груза он может быть отремонтирован, переупакован, возвращен поставщику, заменен или списан.

Окончательная приемка

Этот этап проходит в зоне приемки склада. Сначала персонал оформляет товаросопроводительные документы, затем транспортное средство выезжает со склада, и кладовщики приступают к приемке продукции по количеству и качеству. Работники ищут брак, недостачи, пересортицу и другие проблемы.