Главней всего — доставка грузов, но есть другая суета

Многие уверены, что проектная логистика заключается в доставке груза из точки «А» в точку «Б». На практике это не совсем так. Логист отвечает не только за перевозку груза, но и за управление потоком документов, временными и финансовыми ресурсами. И его основная цель заключается в том, чтобы доставить все это одновременно, в оговоренные сроки и место. Ознакомьтесь с пятью основными правилами и лайфхаками, которые помогут проектному логисту не совершать серьезных ошибок в своей работе.

Правило № 1 — точно исполняйте обязательства перед подрядчиками

Оценка стоимости негабаритного промышленного груза предполагает более комплексный подход, чем просто добавление 10 % к цене товара, хотя обычно клиенты предпочитают именно такой вариант. При подготовке коммерческого предложения профессиональные логисты:

• анализируют размеры и вес отправления, число грузовых мест;
• разрабатывают маршруты;
• планируют перегрузку или временное хранение на промежуточных пунктах;
• изучают особенности и характеристики ТС.

В этом случае невозможно обойтись без получения больших объемов информации от разных подрядчиков. Непосредственно перед отправкой груза логистам приходится многократно пересчитывать различные маршруты. И самое интересное заключается в том, что в итоге можно никуда не поехать. Клиент может отменить перевозку по любой причине, вплоть до закрытия своей компании и приостановки строительства завода, для которого требовалась поставка оборудования. После того как «отпадает» одна, вторая, третья доставка, подрядчики, которым вы отправили запросы на тарифы и ставки, по очевидным причинам «выгорают». С этого момента сотрудники либо выдают стоимость грузоперевозки «с потолка», либо вообще отказываются от работы. Это — описание одной из самых распространенных причин, почему логист может потерять реальных подрядчиков из-за неответственных клиентов.

Лайфхак № 1: грамотно фиксируйте, храните и используйте расчеты, сделанные по другим проектам. При получении нового запроса на доставку постарайтесь сначала найти нужные данные в своих архивах. Такой подход позволит получить рабочую базу реальных подрядчиков и обеспечить оперативность обработки заявок от потенциальных клиентов.

Правило № 2 — заключайте договоры с участием грамотного юриста

Часто логист находится на «линии огня» между продавцом и покупателем. Многие клиенты, не знающие нюансов перевозок, просто подписывают договор, не анализируя предложенные транспортные условия. В ситуациях, если зоны ответственности не очерчены, нередко возникают такие проблемы, как, например, невозможность оплатить товар, прибывший в пункт перевалки или временного складирования. Покупатель и продавец перекладывают ответственность друг на друга, при этом за хранение начисляется пеня, а транспортные средства (например, автомобили или железнодорожные составы), которые должны были доставить продукцию, в это время отправляются с другими товарами. Сильнее всего при таких сложностях страдают покупатель и продавец, но и логиста эта проблема не обходит стороной.

Лайфхак № 2: предложите клиенту экспертизу договора купли-продажи, полную или частичную. Главное, чтобы в ней был произведен анализ раздела «Транспортные услуги». Это поможет логисту до начала сотрудничества показать свою компетентность перед потенциальным клиентом и повысить шансы получения заказа, а одновременно с тем — минимизировать неприятные моменты при транспортировке. При изучении и консультировании по договору вы можете влиять на его параметры, например, корректируя, как именно будет осуществляться перевалка товара. Внесение некоторых вводных положений о транспортировке на этапе подписания договора купли-продажи облегчает исполнение контракта и во многих случаях позволяет сэкономить финансы.

Правило № 3 — приобретите навыки работы в смежных с логистикой областях

Неверна мысль о том, что главное в проектной логистике — доставить товар в сохранности, в срок и при этом недорого. Важно помнить, что перевозка — мероприятие, которое сопровождается документацией и облагается налогами, и именно эта сторона вопроса вызывает наибольшие проблемы. Забывать о сложности процесса и комплексном подходе нельзя.

Лайфхак № 3: доставка груза — только половина дела. Грамотная проектная логистика включает в себя не только отправление продукции, но и управление потоками временных и денежных средств, а также документов. Каждому логисту, который рассчитывает на успех в профессиональной сфере, нужно повышать компетенцию в сфере таможенного оформления и налогообложения. Постарайтесь моделировать возможные ситуации заранее: это позволит предвосхитить и заблаговременно устранить проблемы.

Правило № 4 — найдите общий язык с банками

В последние годы банки уделяют повышенное внимание совершаемым платежам. Все финансовые операции юридических лиц и индивидуальных предпринимателей тщательно контролируются. Движение денежных средств по счетам должно быть абсолютно «прозрачным», но при этом на практике возникает ряд сложностей. Например, иногда сложно доказать, что предприятие, существующее на рынке более пятнадцати лет, на самом деле «живое», а не компания-однодневка. Сомнительные, по мнению специалистов банков, денежные операции могут стать причиной наложения значительных штрафов или отзыва лицензии.

Лайфхак № 4: постарайтесь развить навыки переговоров не только с заказчиками и партнерами, но и с банковскими организациями. Потратьте время на обучение сотрудников банка логистике, убедите их в «прозрачности» вашей деятельности.

Правило № 5 — обращайтесь с финансами грамотно

Чем больше у логистической организации заказчиков, тем больше среди них тех, кто настаивает на работе по предоплате. Случается и так, что клиент соглашается на повышенную стоимость контракта, если предусмотрена отсрочка платежа на шестьдесят дней. Как можно выполнить контракт, если денег клиента нет? Вариант кредита нецелесообразен, если маржинальность проекта не превышает 7 %. В этом случае весь полученный доход (или даже больше) будет потрачен на погашение процентов. Иногда логисты соглашаются на отсрочку платежа, планируя перекрыть деньгами одного проекта «дырки» другого. Последствия такого решения в большинстве случаев — штрафы и/или потеря прибыли.

Лайфхак № 5: грамотно управляйте существующими ресурсами. Для этого своевременно требуйте у клиента очередной платеж, не держите финансовые средства в проекте слишком долго и не злоупотребляйте «закрыванием дыр».